Dlaczego onboarding pracownika jest konieczny w organizacji? Zbiór najważniejszych informacji

Wdrożenie nowego pracownika do firmy, czyli powszechny onboarding bywa wyzwaniem. Jak zacząć i kogo wyznaczyć do onboardingu pracowników przeczytasz w poniższym artykule.

Onboarding – na czym polega?

Onboarding to nic innego jak wdrożenie nowego pracownika do pracy i wyposażenie go w niezbędną wiedzę potrzebną do realizowania swoich zadań. W trakcie onboardingu przełożony, przedstawia współpracowników, zakres obowiązków, kulturę organizacyjną firmy i zapoznaje z zasadami oraz regulaminami panującymi w firmie. 

Początki w nowej pracy bywają często stresujące dla nowych pracowników, zwłaszcza tych rzuconych na “głęboką wodę” i pozostawionych samym sobie. Dlatego proces onboardingu to pomoc i ogromne ułatwienie dla nowego pracownika. Kompleksowe wdrożenie do pracy dla nowo zatrudnionych powinno być także silną motywacją dla pracodawcy. Sprawne wdrożenie w nowe obowiązki to nie tylko szansa dla pracownika na uniknięcie pomyłek i nieporozumień, ale także skuteczny sposób na samodzielność i większą wydajność już w pierwszych tygodniach pracy.

Kto jest odpowiedzialny za onboarding w organizacji?

O wdrażaniu nowych pracowników porozmawialiśmy z Justyną Sawicką vel Sawczenko, Menedżerem Rekrutacji i Komunikacji w Asseco Poland, która opowiedziała o tym procesie z perspektywy ich organizacji. 

W Asseco w onboarding zaangażowany jest cały back office, a przede wszystkim działy administracji, IT i kadr. To właśnie te zespoły są odpowiedzialne za przygotowanie nowego stanowiska pracy, formalności związane z zatrudnieniem, przyznanie dostępów do systemów i wydanie sprzętu potrzebnego do pracy dla nowej osoby. HR pełni rolę koordynującą proces, prowadzi aktywną komunikację z nowym pracownikiem, a także wspiera przełożonego w wyznaczeniu opiekuna dla nowej osoby (ang. buddy). 

W procesie onboardingu kluczową rolę odgrywa bezpośredni przełożony, zespół oraz buddy, o którym szerzej przeczytasz za chwilę. 

Kluczowym elementem procesu onboardingu jest wcześniejsza organizacja i zaplanowanie, jak ma wyglądać wdrożenie nowego pracownika. Nie ma jednego idealnego schematu, a proces różni się w zależności od firmy, stanowiska oraz ilości wdrażanych w tym samym czasie osób. 

Kiedy zaczyna się onboarding i kiedy należy go zakończyć?

Mogłoby się wydawać, że onboarding zaczyna się kiedy pracownik przychodzi pierwszego dnia do pracy. Nic bardziej mylnego, jak słusznie zauważyła Justyna Sawicka vel Sawczenko, ten proces zaczyna się już w momencie zaakceptowania oferty przez kandydata. Często pracownik zanim podejmie nowe zatrudnienie jest zobowiązany do odbycia trwającego miesiąc, dwa lub nawet trzy okresu wypowiedzenia w poprzedniej organizacji. Warto wykorzystać ten czas i już stopniowo zaznajamiać go z aktualnymi wydarzniami w firmie np. wysyłając maila czy sms lub z historią firmy np. w kreatywnej formie quizu. To świetny sposób na zaangażowanie pracownika jeszcze zanim powitamy go w progu firmy. 

O ile początek onboardingu jest zwykle dla wszystkich bardzo podobny, o tyle moment zakończenia jest bardzo indywidualną kwestią. Doprowadzenie pracownika do 100% efektywności może potrwać miesiąc, trzy a nawet pół roku. Właściwe oszacowanie tego czasu pomoże uniknąć frustracji po obydwu stronach pierwszego wspólnego procesu i wdrażanego pracownika i wdrażającego pracodawcy. 

Od czego zacząć onboarding w pierwszym dniu pracy nowego pracownika?

Dobrym wstępem, niezależnie od zajmowanego stanowiska, będzie rozpoczęcie dnia od rozmowy z przełożonym, warto ją wcześniej zaplanować w kalendarzu, aby nikt o niej nie zapomniał. Następnie nowy pracownik może spotkać się z poszczególnymi działami firmy, w ten sposób poznając nowych współpracowników. Pierwszy dzień pracy, to również szkolenie BHP, które jest obowiązkowe w każdej organizacji. 

Kolejne dni należy dopasować do konkretnego stanowiska, bo inaczej będzie wyglądało wdrożenie senior developera, a inaczej pracownika fizycznego czy specjalisty ds. kadr i płac. Jeżeli planujemy pracę zdalną pracownika, to także dobry moment na przeprowadzenie szkolenia, jak taką pracę organizować, jak przygotować miejsce do pracy i obsłużyć potrzebny sprzęt. Pierwsze dni to oczywiście też wdrożenie w specyfikę pracy i zakres wykonywanych obowiązków.

Dobre, pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz, dlatego do onboardingu należy się przygotować odpowiednio wcześniej. Jak we wszystkim i tutaj ma zastosowanie dobrze znana zasada – planowanie to podstawa!

Rola buddy w onboardingu pracownika

Opiekuna nowego pracownika zawsze wyznacza jego bezpośredni przełożony, kierując się przy tym wyborze wskazówkami otrzymanymi od osoby z zespołu HR (doświadczenie, umiejętność dzielenia się wiedzą, gotowość do pełnienia takiej funkcji).

Buddy to wybrany pracownik organizacji, który jest towarzyszem nowo zatrudnionej osoby,  odpowiedzialny jest za wdrożenie pracownika. Buddy powinien potrafić przekazać swoją wiedzę oraz nawiązać dobrą, wspierającą relację z pracownikiem. Jeszcze lepiej jeśli objęcie roli buddy’ego jest inicjatywą tej osoby. Onboarding nowego pracownika wymaga poświęcenia dużej ilości czasu, dlatego warto zadbać o plan wdrożenia, który uwzględni ten aspekt w codziennych obowiązkach Buddy’ego.

Onboarding online – kluczowe możliwości

Od momentu rozpoczęcia pandemii coraz więcej organizacji decyduje się na onboarding online, który dla niektórych wciąż brzmi abstrakcyjnie, zwłaszcza przy stanowiskach juniorskich. W tym systemie kluczowy jest czas, ponieważ należy go rozsądnie wygospodarować i poświecić dla nowego pracownika. Nie może być sytuacji, w której nowy pracownik potrzebuje wsparcia, ale nie ma go skąd uzyskać, ponieważ jego Buddy jest zajęty swoimi codziennymi obowiązkami. Początkowo wspólne wykonywanie codziennych obowiązków, rozwiązywanie zadań i problemów może dać bardzo dużo wiedzy i wsparcia nowemu pracownikowi.

Jak mierzyć skuteczność onboardingu?

Sprawdzanie opinii i doświadczeń wdrażanego pracownika może przynieść wiele korzyści organizacji. Zebrane cenne wskazówki pomogą w przyszłości jeszcze szybciej i efektywniej przeprowadzać ten proces. 

Na co warto zwrócić uwagę i jak zmierzyć skuteczność naszych wysiłków?

• Sprawdzaj wskaźnik rotacji pracowników, warto go mierzyć po 3, 6 i 12 miesiącach od rozpoczęcia pracy (ten wskaźnik pokazuje na ile onboarding był skuteczny, nad którym etapem onboardingu należy popracować) 
• Rozmowa rekrutera z kandydatem, który bada jego opinię na temat pierwszych doświadczeń w firmie (taką rozmową warto przeprowadzić już po 1. tygodniu pracy). 
• Ponowna rozmowa po 1. miesiącu pracy (to dobry czas, żeby zweryfikować, czy wszystkie założone punkty onboardingu zostały zrealizowane)
• Po 3 miesiącach pracy warto ponownie zbadać opinię pracownika i zapytać o radę, co zmieniłby w organizacji i przebiegu onboardingu oraz całej organizacji