Izabela Kołodziejska-Makiłła HR Manager w Luxoft Poland w wywiadzie na temat 4-dniowego tygodnia pracy

Skrócony tydzień pracy jest coraz mocniej dyskutowany zarówno przez pracodawców, jak i rządzących. Jest testowany przez niektóre kraje i korporacje, a jego wyniki potwierdzają pozytywny wpływ na pracownika i całą firmę. A jakie spojrzenie na ten pomysł mają działy HR z branży IT? Zapytaliśmy o to HR Manager w jednej z największych firm informatycznych w Polsce – Izabelę Kołodziejską-Makiłła.

Czy branża IT jest gotowa na wdrożenie 4-dniowego tygodnia pracy?

Z punktu widzenia organizacyjnego, są wady i zalety tego rozwiązania. Aczkolwiek uważam, że branża IT jest tą, w której stosunkowo łatwo byłoby wprowadzić taki model. Co więcej, ma na tyle duży potencjał, że dość sprawnie dostosowałaby się do omawianego wariantu. Osobiście moje podejście do tak uproszczonego schematu organizacyjnego, jakim miałby być 4-dniowy tydzień pracy jest ostrożne. Chociażby dlatego, że nawet w tak elastycznej branży jaką jest IT, każda firma informatyczna musiałaby przeprowadzić duże zmiany wewnętrzne.

To niewątpliwe duże wyzwanie, które wiąże się z przyjęciem wspólnego modelu. Warto rozważyć, czy firmy wspólnie decydują się na wolne piątki czy miałby to być inny dzień w tygodniu. Przyjęcie uzgodnionego modelu powinno uwzględniać także te stanowiska pracy, które wymagają 24-godzinnej obsady. Zatem nasuwa się pytanie, czy nowa forma organizacji pracy powinna bazować na 32-godzinnym, ale nadal 5-dniowym tygodniu, czy korzystniejszy byłby tydzień 40-godzinny, ale rozłożony na przykład na 10 godzin dziennie.

Debata w tym zakresie wymaga bardzo precyzyjnych założeń, które byłyby korzystne dla wszystkich organizacji, a nie dla wybranych branż. Należy pamiętać, że w systemie 24-godzinnym pracuje wiele firm. Poza służbami państwowymi są to też między innymi firmy produkcyjne.  W tych organizacjach funkcjonują również stanowiska informatyczne, które wymagają 24-godzinnej obsady ze względu na utrzymanie systemów i zapewnienie niezakłóconego ich działania.

Nieprzemyślane i zbyt pochopne wprowadzenie skróconego tygodnia pracy mogłoby skutkować utratą wielu wakatów, na które niełatwo byłoby znaleźć zatrudnienie. Tym bardziej, że w branży IT już brakuje rąk do pracy. Biorąc pod uwagę wszystkie te czynniki, trudno jest mi znaleźć jednoznaczną odpowiedź na powyższe pytanie.

Czy z punktu widzenia HR Managera w jednej z największych firm informatycznych w Polsce 4-dniowy tydzień pracy będzie stanowił utrudnienie czy ułatwi pracodawcy organizację pracy?

Przede wszystkim warto podkreślić, że pomysł skróconego tygodnia pracy ma swoje źródła w kosztach, na pierwszy rzut oka – niefinansowych, ale w dłuższej perspektywie przekładają się one na uszczuplenie finansów firmy. Mam tu na myśli nadmierne przytłoczenie pracownika oraz szybsze wypalenie zawodowe. Nasza praca na przestrzeni lat ulega ciągłym zmianom. Stąd też obecnie istnieje coraz większa potrzeba zbalansowania życia zawodowego z prywatnym.

To właśnie jeden z tych rodzajów kosztów, dla którego w ogóle zrodził się pomysł 4-dniowego tygodnia pracy. Pamiętajmy, że rozwiązania, które ingerują w sferę wewnętrznej organizacji każdej firmy nierozerwalnie wiążą się z kosztami finansowymi. Dlatego w moim przekonaniu wszystkie firmy poniosłyby koszty materialne po wdrożeniu nowego modelu pracy. Przynajmniej na początku muszą zakładać wyższy kredyt, a dopiero z czasem umiejętnie go pomniejszać na rzecz wzrastających korzyści. To nie jest łatwe przedsięwzięcie. Co prawda są przeprowadzane testy, ale ograniczają się do konkretnej firmy lub jej filii w danym kraju i mają granice czasowe.

W świecie globalizacji i sprzężonych wzajemnie procesów, wyniki tych testów, choć pozytywne, nie są w stanie w pełni odzwierciedlić długoterminowych skutków i ryzyka dla organizacji. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na istotny fakt, a mianowicie na dojrzałość danej firmy. Doświadczonym organizacjom łatwiej jest się mierzyć z różnymi zjawiskami, zarówno lokalnymi, jak i globalnymi. Ich gotowość do zmian, świadomość ryzyka, które muszą ponosić, umiejętność dopasowania lub nawet stworzenie narzędzi HR do zaistniałej sytuacji znacznie ułatwiają konieczność wdrożenia nowych rozwiązań. Dojrzały pracodawca monitoruje trendy, często realizuje lub współrealizuje badania obejmujące szeroko pojęte nastroje pracowników oraz analizuje stosunek zysków do kosztów. I nie tylko finansowych. Takie podejście ułatwia projektowanie przyszłości każdej organizacji. Bez względu na szerokość geograficzną czy kulturę, w jakiej funkcjonuje.

Na co Twoim zdaniem powinni zwracać uwagę pracodawcy, którzy planują wdrożenie skróconego tygodnia pracy?

Pracodawcy, którzy rozważają wprowadzenie 4-dniowego tygodnia pracy powinni wziąć pod uwagę kilka czynników. Pierwszym jest umiejętność organizacji czasu pracy. Pracodawcy powinni odpowiedzieć sobie na pytanie, czy są w tym na tyle doświadczeni, że sprawnie poradzą sobie z organizacją czasu także w nowym modelu? Ważna jest umiejętność przydzielania pracy i organizowania spotkań. Kolejnym istotnym aspektem jest umiejętność kontrolowania produktywności. Dlatego tak ważna jest wspomniana przeze mnie dojrzałość organizacji, ponieważ jest to ważna cecha ułatwiająca firmie wdrażanie w sposób płynny i efektywny poważnych zmian, do jakich należy zaliczyć skrócony tydzień pracy. Kolejne pytanie, które trzeba sobie zadać brzmi: czy jesteśmy organizacją, która potrafi osiągnąć tyle samo, ale w krótszym czasie i czy wszyscy w firmie jesteśmy na to gotowi?

Dużą rolę będzie też odgrywał czynnik stresu. Krótszy tydzień pracy może wywołać większy niepokój u niektórych pracowników, którzy ze swoimi obowiązkami będą musieli wyrobić się w krótszym czasie. Omawiany model pracy rodzi też niebezpieczeństwo odpowiedniego zarządzania stresem pracowników. Ważne byłoby zatem umiejętne monitorowanie ich zaangażowania. Dojrzała organizacja taki aspekt na pewno musi brać pod uwagę i efektywnie się z nim zmierzyć.

To wyzwanie dla działów HR, których zadaniem jest odpowiedni dobór narzędzi usprawniających zarządzanie zespołami w nowym modelu. Już dziś warto o tym dyskutować. Być może pewnego dnia zapadnie klamka i skrócony tydzień pracy zostanie wdrożony globalnie. Warto być przygotowanym na tę okoliczność i nie przespać rodzącego się na naszych oczach trendu.

W jaki sposób taka firma, jak Luxoft Poland może się przygotować na nadejście dużych zmian?

Luxoft Poland, z uwagi na fakt, że jest firmą informatyczną, ma przede wszystkim możliwość tworzenia i modyfikacji rozwiązań technologicznych, których celem byłoby ułatwienie jej samej, jak i jej klientom wdrożenie nowego schematu organizacyjnego. Jako duży, międzynarodowy podmiot może uczestniczyć w debatach politycznych czy dyskusjach społecznych, sugerując rozwiązania z myślą o każdej ze stron. 

Powszechnie wiadomo, że głos różnych zainteresowanych podmiotów nie jest odpowiednio brany pod uwagę. W przypadku omawianego modelu taka obawa też niestety istnieje. Umożliwienie partycypowania firmom z branży IT, ale też i innym z pewnością ułatwiłoby stworzenie odpowiednich zapisów prawnych czy BHP. Jako dojrzała, duża spółka jesteśmy tego w pełni świadomi. A jako pracodawcy też mamy swoje oczekiwania. Dlatego stale monitorujemy zmiany zachodzące na rynku, czytamy raporty, zapoznajemy się z wynikami różnych ankiet. Dzięki temu, że nasi klienci pochodzą z bardzo różnych branż, znamy także ich potrzeby. Ta wiedza umożliwia nam pozostawanie w gotowości na wypadek dużych zmian.

Potrzeba zbalansowania życia prywatnego z zawodowym, o której wspomniałaś wcześniej, zdobywa coraz więcej zwolenników wśród pracowników. Na celowniku znalazł się też ich dobrostan psychiczny jako wartość dodana dla firmy. Czy dyskutowany model pracy może być próbą wyjścia naprzeciw rosnącym oczekiwaniom społeczeństw w zakresie higieny pracy?

Interesujące badania w tym zakresie zaprezentował dr Matthew Walker w obszernym opracowaniu zatytułowanym “Dlaczego śpimy”. W ostatnim rozdziale “Nowa wizja snu na XXI wiek” autor przedstawił niepokojące wyniki badań ukazujące społeczny, wręcz globalny niedobór snu jako nową chorobę cywilizacyjną. Dr Walker wskazuje między innymi na potrzebę reorganizacji pracy, w której sen pracownika zostanie ustawowo uznany za dobro powszechne i korzyść dla organizacji. Dobrostan psychiczny pracowników w sporej mierze zależy także od jakości i długości snu. Ogólnospołeczne przeciążenie i przemęczenie daje o sobie coraz głośniej znać. Pewnych zmian nie da się uniknąć.

Zjawiska trzeba monitorować i wyciągać z nich trafne wnioski. Debata o skróconym tygodniu pracy jest w pewnym sensie odpowiedzią na rosnące zagrożenie wynikające ze społecznego niedoboru snu, o którym pisze dr Walker. Ten niepokojący trend potwierdzają też najnowsze badania przeprowadzone przez naukowców z Wielkiej Brytanii i Chin na grupie dorosłych w wieku od 37 do 73 lat liczącej blisko 500 tysięcy osób. Wyniki tych badań potwierdziły, że potrzebujemy minimum 7 godzin snu na dobę, aby sprawnie funkcjonować, a w wieku senioralnym uniknąć niebezpiecznych chorób, jak chociażby demencja czy zaburzenia psychiczne.

Nowy schemat organizacyjny powinien uwzględnić ten problem. Dlatego wymaga on szerokiej oraz szczegółowej debaty. Tak, aby po jego ewentualnym wdrożeniu nie było wygranych i przegranych. A niestety, na dzień dzisiejszy wciąż takie ryzyko istnieje. Omawiany model pracy według mnie powinien zostać skonstruowany na poziomie globalnym i stanowić nowy standard, w ramach którego wspólnie będziemy funkcjonować i czerpać korzyści oraz zyski, zarówno finansowe, ale również i przede wszystkim te niematerialne.