Zarządzanie międzynarodowym zespołem IT [Część 1]: Wyzwania

Zarządzanie międzynarodowym zespołem IT może stanowić nie lada wyzwanie. Jakie są największe trudności i jak stawiać im czoła? Przeczytaj poniższy artykuł i poznaj odpowiedzi od eksperta, Sławomira Jaszcza, który pełni funkcję Head of Business Solutions w dziale Finance & IT w Danone.

Autorem tekstu jest:

Sławomir Jaszcz
Head of Business Solutions – Finance & IT @ Danone

17 narodowości, czyli międzynarodowy zespół IT w pełnym tego słowa znaczeniu

Przygotowując się do napisania tego artykułu, sporządziłem listę narodowości, z którymi miałem okazję współpracować na przestrzeni ostatnich lat. To zarówno osoby bezpośrednio podwładne, jak i pracownicy w ramach struktur podległych.

Na tej liście doliczyłem się aż 17 narodowości!

Chcę zaznaczyć, że mówię tutaj o strukturach w pełni podległych, a nie o matrycowo-korporacyjnej przynależności. I choć większość współpracowników stanowili Polacy, to i tak przekrój krajów jest imponujący. Znalazły się tam:

• 🏴󠁧󠁢󠁥󠁮󠁧󠁿 Anglia,
• 🇦🇹 Austria,
• 🇧🇯 Benin,
• 🇫🇮 Finlandia,
• 🇫🇷 Francja,
• 🇳🇱 Holandia,
• 🇨🇲 Kamerun,
• 🇲🇬 Madagaskar,
• 🇲🇦 Maroko,
• 🇩🇪 Niemcy,
• 🇵🇱 Polska,
• 🇷🇺 Rosja,
• 🇸🇪 Szwecja,
• 🇹🇷 Turcja,
• 🇺🇦 Ukraina,
• 🇺🇾 Urugwaj,
• 🇮🇹 Włochy.

W większości przypadków zespoły były rozproszone między różnymi lokacjami, więc w danej lokalizacji współpracowaliśmy tylko z kilkoma narodowościami naraz. Nigdy nie zdarzyła się więc sytuacja, w której te siedemnaście grup narodowościowych siedziało obok siebie, jednakże wielokrotnie miałem w bliskim zespole osoby z różnych kręgów kulturowych, także tych pozaeuropejskich.

Do tego powinienem dodać jeszcze współpracowników spoza zespołu, ale tych, z którymi współpracowaliśmy w ramach długo-trwających projektów, co praktycznie przybliżało ich do bycia członkami zespołu na co dzień (kolejne 9 nacji: Czechy, Filipiny, Indie, Kambodża, Portugalia, Słowacja, Stany Zjednoczone, Szwajcaria, Węgry).

 

Dlaczego to tutaj przytaczam?

Kiedy zastanawiałem się nad przykładami wyzwań, które mógłbym przytoczyć w kwestii zarządzania zespołem IT oraz nad tym, jak w praktyce wygląda współpraca w dużych organizacjach we współczesnym świecie, przyszło mi do głowy pokazanie tego przez pryzmat narodowości i codziennej z nimi współpracy.

Daje ona możliwość poznania i doświadczenia wielu różnorodności w grupie, uwypuklając różnice w zachowaniach czy w sposobie działania, także poza obowiązkami służbowymi.

Należy też podkreślić, że wszystko zależy od roli, jaką odgrywają międzynarodowe zespoły w poszczególnych organizacjach, tego, jak dużą mają ze sobą styczność oraz rodzaju interakcji na co dzień. W moim obecnym zespole mamy aż 7 różnych narodowości, które ściśle ze sobą współpracują i na podstawie tych doświadczeń podzielę się swoimi obserwacjami i wskazówkami. 

Największe wyzwania związane z zarządzaniem międzynarodowym zespołem IT

Oczywiście nie wymienię ich tu wszystkich, dlatego spróbuję odnieść się do tych największych.

1) Różnorodność

Integracja pracowników pochodzących z różnych kultur organizacyjnych, zarządzanie interakcjami i zachowaniami, rozpoznawanie i przełamywanie uwarunkowań kulturowych, pomaganie w odnalezieniu się w grupie – to wyzwanie samo w sobie.

W tym wszystkim pomoże nie tylko doświadczenie lidera zespołu i wewnętrzna współpraca, ale przede wszystkim kultura organizacyjna firmy.

O niej w dalszej części, bo stanowi dużą pomoc dla budowy zespołów.

W skrócie, im mniej międzynarodowe zespoły są jednolite, tym częściej potrzebują liderów, którzy znają zasady zarządzania różnorodnością w kierowaniu pracami grupy i umieją zastosować właściwe mechanizmy.

2) Etyka pracy

Różnorodność kulturowa to jedno. Połączenie jej jednak w codziennych wyzwaniach pracy stosunkowo łatwo może prowadzić do niezręcznych sytuacji, a nawet poważnych konfliktów.

Różnice pojawiają się m. in. przy:

• udzielaniu informacji zwrotnej (zwłaszcza negatywnej),
• różnym pojmowaniu terminów i punktualności,
• rozumieniu hierarchii w organizacji,
• rozmaitych formach demonstrowania entuzjazmu,
• odmiennych sposobach interpretowania angażowania się ludzi
• itp.

To wszystko może być źródłem nieporozumień, bo te same zachowania mogą być całkowicie odmiennie interpretowane w innym kontekście kulturowym.

Jeśli mamy zespół międzynarodowy – to do tego dodajmy jeszcze święta narodowe i religijne. Zwłaszcza gdy pracownicy czy członkowie zespołu zlokalizowani są w różnych krajach (ale nie tylko), gdzie święta zaburzają standardowy rytm i tempo pracy.

3) Komunikacja

To najważniejsze “narzędzie” na co dzień, niekoniecznie związane z różnorodnością międzynarodowego zespołu, ale przede wszystkim z właściwym komunikowaniem się grupy.

To nie tylko e-mail, komunikator, spotkanie czy wydawanie “suchych” poleceń – to fundament budowania relacji w grupie.

Sposób, w jaki się komunikujemy, jak jesteśmy odbierani, jak sami rozumiemy informacje, wzajemne współzależności, role, jakie przyjmujemy w grupie oraz wszystkie inne bodźce, jakie pozostali członkowie zespołu do nas kierują – to baza i esencja naszej współpracy w grupie.

Bez wątpienia – w zespole międzynarodowym będzie to dodatkowe wyzwanie.

Nawet najprostsze komunikaty mogą być różnie odbierane, dlatego warto ważyć słowa, upewniać się, że jest się dobrze rozumianym – czyli warto używać języka w sposób przemyślany, ale jednocześnie autentyczny. Chcemy komunikować właściwie i skutecznie.

“Globalny menedżer” musi sprostać wyzwaniom związanym z różnymi stylami dyskusji, problemami z akcentem oraz płynnym mówieniem w obcym języku, a także odmiennymi sposobami podejmowania i akceptowania decyzji.

Komunikacja to najważniejsze “narzędzie”, bo stanowi pierwszy krok do zbudowania pozytywnej atmosfery i zaufania, a w konsekwencji – do efektywnego działania całego zespołu.

4) Integracja grupy / Świadomość zespołu

Esencja pracy zespołowej i codziennej współpracy to dla mnie “aby każdemu członkowi zespołu chciało się chcieć”. Aby móc budować wspólnotę celów, zespół musi współpracować.

Ważne: dążymy do tego, by każdemu “chciało się chcieć”, a nie “musiało się chcieć”. To znacząca różnica.

Wiedza o wartościach i postawach ważnych w zespole, ale jednocześnie umiejętność przełamywania barier – od wspólnoty tematów, po humor, small talk i inne uwarunkowania – to istotny aspekt tego wyzwania. To drugi z elementów budowy pozytywnej atmosfery.

Kształtowanie tożsamości zespołu jest jedną z najtrudniejszych przeszkód. Podkreślamy wspólny cel, utrzymujemy wspólne spotkania (w biurze lub zdalnie), łączymy nasze zadania z celami grupy, nie pozwalamy aby zespół był nieprzyjazny lub niezaangażowany.

Przypominamy, że wszyscy działamy i dążymy do wspólnego celu. Misja, wizja i wartości dla całej firmy, z którymi każdy pracownik może się identyfikować i wspierać, pomogą w tym obszarze. Są to jednak wartości “globalne”, na poziomie całej organizacji. Zespół natomiast musi się scementować i chętnie ze sobą współpracować na poziomie codziennych drobnych rzeczy, które pomagają w dążeniu do wspólnego celu.

Innymi słowy: teamwork. Bezwzględnie cenię współpracę w grupie, wymienność zadań i pomaganie sobie wzajemnie. Nie oczekujmy, że każdy w zespole będzie przyjacielem dla każdego, ale wzajemny szacunek i wsparcie są bezcenne. A rolą lidera jest sprawić, aby było to możliwe. Jak?

Zacznij od tego, żeby być dobrym człowiekiem. Bądź sprawiedliwy, szczery, pomocny. Nie zgadzaj się na nietolerancję i dyskryminację. Niezwłocznie reaguj na wszelkie dyskryminujące zachowania i te dyskredytujące innych. Wymagaj sprawiedliwie. Tylko tyle i aż tyle.

5) Koordynowanie działań

To wyzwanie może być inne dla różnych zespołów i odmiennych potrzeb. Generalizując, rodzaj wykonywanej pracy czy rodzaj obowiązków może determinować różnice z tego tytułu wynikające.

Łatwiej koordynować zadania czysto techniczne, trudniej te, wymagające interakcji pomiędzy członkami zespołu lub działami. Tutaj rola lidera zespołu nie sprowadza się tylko do zarządzania i koordynowania pracy, ale dodatkowo do spajania jej efektów. Może być tak, że każdej z zaangażowanych osób należy zostawić swobodę działania przy wyborze narzędzi służących do realizacji celów (jeśli jest taka możliwość). Wszystko zależy też od stopnia zaawansowania zespołu i potrzeb codziennej pracy.

Każdy członek zespołu musi wiedzieć, czego się od niego oczekuje i co należy osiągnąć. Dzięki temu każdy będzie mógł skupić się na tym, co jest dla niego najważniejsze i skutecznie pracować.

6) Praca zdalna

Wyzwanie współczesności, ale też normalna reguła pracy w firmie wielooddziałowej.

Praca zdalna szturmem podbiła rynek pracy – wszędzie tam, gdzie praca zdalna była i jest możliwa. W tym historycznym przejściu na “zdalne” pracownicy zostali uwolnieni ze scentralizowanych reguł biura. To fantastyczne móc pracować z domu i nie marnować czasu na dojazdy, a opcja pracy hybrydowej jest łącznikiem ze światem biurowym. Daje to możliwości budowy zespołów rozproszonych, gdzie miejsce pracy nie jest ograniczeniem oraz budowania ich w oparciu różne narodowości, co samo w sobie pomaga tworzyć np. oczekiwaną synergię. Wszystko jest tu oczywiście zależne od branży, natomiast dla ludzi pracujących w obszarze IT stanowi to dodatkowe i fantastyczne możliwości.

Coraz więcej firm polega na geograficznym rozproszeniu pracowników. Budowane są zespoły, które oferują najlepszą wiedzę funkcjonalną z całego świata, w połączeniu z głęboką, lokalną znajomością i lokalnymi potrzebami. Wszystko to dzięki łączeniu ludzi z wielu kultur o zróżnicowanych doświadczeniach zawodowych i różnych perspektywach.

Firmom pomaga to konkurować w obecnym środowisku biznesowym, ale stanowi też ogromne wyzwanie dla menedżerów, którzy kierują międzynarodowymi zespołami, pracującymi zdalnie.

 

Jak zintegrować taką grupę?

Tworzenie udanych zespołów jest wystarczająco trudne, gdy wszyscy są lokalnie razem, a dodatkowo dzielą nawet tę samą przestrzeń biurową.

Gdy natomiast członkowie zespołu pochodzą z różnych miejsc, czy nawet krajów i środowisk funkcjonalnych, a na dodatek pracują w różnych lokalizacjach, to komunikacja może się szybko pogorszyć. Może dojść do nieporozumień, a współpraca może przerodzić się w nieufność.

Kiedy wszyscy członkowie zespołu pracują w tym samym miejscu, poziom dystansu pomiędzy nimi jest zwykle niski. Nawet jeśli pochodzą z różnych środowisk, ludzie mogą wchodzić w interakcje formalne i nieformalne, dostosowywać się i budować zaufanie. Nie brakuje wtedy wspólnego zrozumienia oraz poczucia bliższych więzi, co sprzyja dobrej pracy zespołowej.

Gdy jednak pracujemy w większości zdalnie, to współpracownicy, którzy są dodatkowo różnorodni kulturowo, nie mają takich samych możliwości na łatwe “zgranie się”.

Sprawdź oferty pracy w Danone:

7) Doświadczenie grupy

Jak zrozumieć ten punkt?

Pisząc o zarządzaniu międzynarodowym zespołem IT, odnieśmy się do doświadczeń jego członków. Co innego, gdy zespół jest międzynarodowy, ale członkowie pracują/pracowali w takim schemacie od lat, a co innego, gdy pozyskujemy do zespołu kogoś kompletnie nowego w tego typu współpracy. 

Z jakiego poziomu zaczynamy budować zespół?

Na początku warto zastanowić się nad tym, czy sklejamy już uformowanych pracowników, jedynie ustanawiając reguły współpracy zespołu i podział zadań, czy budujemy wszystko od zera? Nie bez znaczenia jest fakt poziomu kompetencji i zaangażowania członków zespołu. Im wyższy poziom doświadczenia, tym mniejsze znaczenie różnorodności międzynarodowych i tym mniejsze wyzwania.

8) Nieumiejętne zarządzanie

Finalnie: samo zarządzanie. Nieumiejętne łączenie wszystkich wcześniej wymienionych wyzwań będzie stanowiło oddzielny problem sam w sobie.

Złe podejście może doprowadzić do nieporozumień i niezrozumienia innej kultury, rozłamów w grupie oraz trudności w podejmowaniu decyzji czy dojściu do kompromisu.

Tutaj nacisk kładziemy na ciągłe doskonalenie się lidera, a poprzez niego zarazem i grupy.

Słuchamy, obserwujemy, wyciągamy wnioski.

Głównym zadaniem lidera jest umiejętność efektywnego włączania członków zespołu w pracę grupy oraz służenie pomocą przy eliminowaniu różnic.

Zarządzanie międzynarodowym zespołem IT – gotowe wskazówki

W obliczu wyżej wymienionych wyzwań rodzi się pytanie: Jak zarządzać międzynarodowym zespołem skutecznie?

Bez obaw, Sławek przygotował dla was zestaw najlepszych strategii, które znajdziecie w drugiej części artykułu:

Zarządzanie międzynarodowym zespołem IT [Część 2]: Strategie

Poznaj Danone

Danone to globalna firma z branży spożywczej, której misją jest dostarczanie zdrowej żywności jak największej liczbie ludzi. Ich sukces opiera się na połączeniu tej misji z innowacyjnymi rozwiązaniami IT, które stanowią klucz do zrównoważonego rozwoju biznesu. 

Obecnie Danone rozwija IT&DATA HUB w Warszawie oraz w trzech innych lokalizacjach na całym świecie: Kuala Lumpur, Mexico City i Paryż. Pracując w zwinnym środowisku, ich celem jest uczynienie z technologii strategicznego wyróżnika Danone do 2025 roku.

Dowiedz się więcej o firmie i sprawdź ich aktualne oferty pracy tutaj: