Zarządzanie międzynarodowym zespołem IT [Część 2]: Strategie

Czy istnieją najlepsze strategie zarządzania międzynarodowym zespołem IT? Czy można wskazać tę jedną najskuteczniejszą? Jakie czynniki wpływają na sukces w kierowaniu takim zespołem? Odpowiedzi na te pytania kryją się poniżej, w drugiej części naszego artykułu, w którym Sławomir Jaszcz, Head of Business Solutions działu Finance & IT w Danone, dzieli się swoim doświadczeniem i wiedzą.

Autorem tekstu jest:

Sławomir Jaszcz
Head of Business Solutions – Finance & IT @ Danone

Czy istnieje “złoty środek” wśród strategii zarządzania międzynarodowym zespołem IT?

Niestety nie ma na to jednej najlepszej metody, tak jak nie ma jednego stylu zarządzania, który jest remedium na wszystko.

Świadomość zarządzania i wynikające z niej wyzwania poznajemy po części empirycznie – ucząc się ich sami, a po części czerpiąc wzorce z doświadczeń innych.

Nie można pominąć znaczenia rodzaju zadań stawianych przed zespołem oraz charakterystyki codziennej współpracy. Niebagatelny wpływ na wybór strategii ma również to, w jakiej organizacji pracujemy i jak funkcjonujemy na co dzień. Ogólnie rzecz biorąc, istnieje wiele aspektów, które warto wziąć pod uwagę.

Kluczowe czynniki sukcesu w zarządzaniu międzynarodowym zespołem

Żyjemy w szybko zmieniającym się świecie i epoce danych, z przytłaczającą nas ilością informacji, z ogromem codziennych spraw i wymagań, zarówno tych prywatnych, jak i służbowych.

Chcąc za tym wszystkim nadążać, chcąc funkcjonować, a w tym wszystkim jeszcze umiejętnie zarządzać zespołem, i nie wypalić się, musimy cały czas się uczyć, rozwijać, adaptować i uczestniczyć aktywnie w życiu zespołu.

 

Wykorzystywanie narzędzi i wsparcia dla sprawnego działania zespołu

Jeśli chcemy mieć dobry wpływ na zespół i zależy nam, by ten zespół działał jak najsprawniej, realizując cele, jakie przed nim postawiono, korzystajmy z różnorodności narzędzi i wsparcia w firmie. Jesteśmy częścią tego mechanizmu, a nie sami dla siebie. Pamiętajmy, że pozostawanie w kontakcie z pulsem organizacji i leżącymi u jej podstaw zasadami daje nam też wspaniałą okazję do uczenia się.

Różnorodność dostępnych narzędzi komunikacji i angażowania pomagają przełamać mury i pokonać odległości stworzone przez geografię i wymagania pracy. Dobrze ułożony kręgosłup moralny i rozwijanie swoich doświadczeń pomogą, ale nie wystarczą.

 

Odkrywanie potencjału zespołu i rozwiązywanie problemów

Osobiście kieruję się zasadą: jak najwięcej faktów, a jak najmniej teoretyzowania (ile tego w tym artykule – pozostawiam do oddzielnej oceny).

Henry Ford powiedział: “Więcej ludzi marnuje czas i energię roztrząsając problemy, niż rzeczywiście próbując je rozwiązać”.

Osobiście lubię łączyć styl zarządzania zorientowany na cel z zarządzaniem nakierowanym na relacje. A na to wszystko może nałożyć się kierowanie “sytuacyjne”, kiedy trzeba dostosować swoje podejście do zarządzania w zależności od konkretnych sytuacji i potrzeb zespołu, do poziomu kompetencji i zaangażowania członków zespołu.

Zwykle w zespołach mamy różnorodny skład, od juniorów do ekspertów. Idealnie byłoby mieć skład ekspercki, świadomy i samo-kierujący się, niewymagający naszych interwencji…

…warto jednak pamiętać, że budowanie “mistrzowskiego zespołu” nie sprowadza się do ciągłego pozyskiwania lepszych pracowników, lecz aktywizacji potencjału obecnego zespołu. Łatwo powiedzieć, ale co jeżeli możliwości rozwoju, awansu czy oczekiwania pracownika są trudne do realizacji? W jaki sposób temu zaradzić?

Przede wszystkim lider powinien zdiagnozować, co jest potrzebne, aby zespół funkcjonował lepiej, z jakiego powodu zespół nie funkcjonuje efektywnie, jakie rzeczy można poprawić, w czym może pomóc organizacja, a co jest do załatwienia wewnątrz grupy/zespołu.

Jeśli mówimy o problemach kompetencyjnych, można łatwo je rozwiązać poprzez dobór odpowiedniego szkolenia. Nawet wewnętrznego. Jeśli wyzwaniem jest zachowanie któregoś z członków zespołu, warto spróbować rozwinąć  w nim nowe umiejętności np. w zakresie komunikowania się, czy uzyskać wsparcie innych członków zespołu.

 

Budowanie skutecznego zespołu poprzez indywidualność i wartości

Pamiętajmy, że istotnym elementem sukcesu w zarządzaniu jest świadomość zespołu, świadomość siły grupy. Warto dbać o to, aby wszyscy członkowie zespołu wiedzieli, dlaczego i jak są ważni.

Podkreślajmy dobre cechy każdego pracownika i zachęcajmy ich do dzielenia się tym, co postrzegają jako swoje unikalne talenty. Chowajmy te cechy, które powinny być przepracowane. Nie zapominajmy o nich, ale niech nie rujnują wizerunku pozytywów, a w tle pracujmy nad nimi.

Ma to dodatkową korzyść w postaci większej ilości danych na temat tego, w jaki sposób można zsynchronizować pracę zespołu.

 

Kierowanie uwagi na ludzi

Najbardziej miarodajnym czynnikiem sukcesu jest skupienie się po prostu na ludziach, nie na ich tytułach, nie na sztucznej pozie. Nie certyfikat sam w sobie daje eksperckość, ale umiejętność wykorzystania talentu.

Warto być otwartym na to, w jaki sposób ludzie mogą ze sobą współpracować w nowych konfiguracjach, jak mogą wykorzystać swoje różnorodności, jak mogą się uzupełniać.

Każdy pracownik ma inny sposób wykonywania pracy, więc pozwalajmy zespołowi łączyć obowiązki narzucane przez potrzeby i zadania organizacji z indywidualnym sposobem ich układania. Oczywiście na tyle, na ile to możliwe. Powinniśmy dawać przestrzeń do indywidualnej pracy i nie wprowadzać mikro-zarządzania – co nie oznacza, że pozwalamy na przesadny indywidualizm.

Miarą sukcesu będzie ludzka chęć współpracy w zespole. Napisałem wcześniej – “aby chciało się chcieć”. To uniwersalne mechanizmy i dotyczą wszystkich zespołów, a nie tylko międzynarodowych.

 

Pragmatyka w działaniu

Uśmiechając się właśnie do siebie, mówię: “Ufam, ale kontroluję” oraz “Po pierwsze – nie szkodzić”.

Lider też może mieć gorszy dzień, może mieć słabszą formę, może nie być “chemii” w poszczególnych relacjach, lider też się uczy albo źle zareaguje – ale od lidera zespołu oczekuje się, że będzie w stanie pokonać te słabości, wyciągnie wnioski.

W praktyce. Nie teoretyzujmy. Działajmy w takim zakresie, jak to możliwe. Niech zakres obowiązków i oczekiwania wobec zespołu nas nie ograniczają, ale pamiętajmy, aby działać w zgodzie z wartościami firmy.

Czy któraś strategia zarządzania zespołem jest “jedyną słuszną”?

Odpowiedź brzmi: nie ma takiej.

Właściwe podejście do zarządzania charakteryzuje się ciągłością i systematycznością wykonywanych zadań oraz dopasowaniem do potrzeb i elastycznością w zależności od zmian w otoczeniu.

Wymaga to konsekwentnego uczenia się i poszerzania swoich umiejętności. W przypadku zarządzania zespołem międzynarodowym, musimy po prostu mieć na względzie kilka dodatkowych czynników.

 

Komunikacja

Bardzo ważnym aspektem jest poprawna komunikacja. Chodzi między innymi o umiejętność jasnego i skutecznego przekazywania informacji. Dobry menedżer powinien być w stanie wyrazić swoje oczekiwania i cele oraz słuchać swoich pracowników.

Komunikacja interpersonalna, empatia, odwaga biznesowa, umiejętność radzenia sobie ze zmianą, różnicami kulturowymi i przeprowadzania zespołu przez nie, a także organizacja pracy (włączając w to specyfikę pracy zdalnej / home office) – to rzeczy niezmiennie ważne i kluczowe.

Osobiście jestem zwolennikiem prostoty, choć poniższe punkty mogą istotnie zabrzmieć jak zbiór górnolotnych idei:

• Starajmy się najpierw zrozumieć, a potem być zrozumianym;
• Bądźmy proaktywni;
• Pamiętajmy, że raz jest lepiej, raz gorzej – ale idźmy ciągle do przodu;
• Nie komplikujmy zbytnio prostych tematów – prostota wygrywa;
• Razem jest lepiej – ale najpierw praca, a potem zabawa – nie zapominajmy o tym.

Poza tym codzienność i tak weryfikuje nasze działania, które zawsze trzeba adaptować do istniejących potrzeb.

 

Zasady panujące w firmie

Na to wszystko nałóżmy reguły wewnątrz organizacji.

Dobrze zorganizowane firmy dają pracownikom odpowiednie wsparcie. Wynika to z doświadczeń i wypracowanych przez lata wartości, szczególnie w globalnych firmach, gdzie międzynarodowe zespoły to codzienność. Dobra organizacja nie tylko wspiera, ale również pomaga zachować balans między celami biznesowymi, środowiskowymi i społecznymi. Tworząc standardy kultury pracy, projektujemy „kompas moralny”, który towarzyszy nam potem podczas podejmowania decyzji.

Łatwiej czerpać wzorce i uzyskiwać wsparcie, gdy zna się źródło wartości. Nawet jeśli wydaje Ci się, że to zbyt górnolotne hasła, muszę powiedzieć, że promowanie ich w firmie jako czegoś, co nas łączy, daje podstawę do budowania reguł, oczekiwań i zasad współpracy w zespole.

W mojej poprzedniej firmie był to Geberit Compass:

• Integrity / Uczciwość
• Team spirit / Duch zespołu
• Enthusiasm / Entuzjazm
• Modesty / Skromność
• Ability to renew ourselves / Zdolność do odnawiania siebie 

W Danone znajdziemy z kolei HOPE – “Kompas moralny”, który pomaga kierować decyzjami, zwłaszcza w obliczu trudnych kompromisów lub konieczności dokonywania wyborów w niejednoznacznym kontekście:

• Humanism / Humanizm
• Openness / Otwartość
• Proximity / Bliskość
• Enthusiasm / Entuzjazm

Danone promuje także kulturę pracy poprzez zdefiniowane 5 typów zachowań, które stara się konsekwentnie wdrażać:

• Put Danone First – Danone na pierwszym miejscu / Zorientowanie na klienta / Zachęta do współpracy;
• Lead with People – Przywództwo dzięki ludziom / Tworzenie warunków dla rozwoju ludzi i talentów w zespołach;
• Keep It Simple – Zachować prostotę / Wiedza o tym, jak chcemy przewodzić ludziom, nie pomoże nam, jeśli nie będziemy skutecznie i jasno przekazywać zadań i komunikatów;
• Be Accountable – Bądź odpowiedzialny / Nauczyć się, jak podejmować lepsze decyzje, które doprowadzą do dobrych rozwiązań;
• Walk the Talk / Robimy to, co mówimy, działając jako wzór do naśladowania.

 

Czy te narzędzia są pomocne?

Jeśli ktoś chce je stosować – tak. Pomogą sprawniej dostosować zespół i siebie do zmieniającego się otoczenia.

Niechętnym i sceptykom – mimo że promuje się je mocno – nie pomogą. Niechętni potraktują je jako zwykłe “korporacyjne zawracanie głowy”.

Jak ocenić skuteczność strategii zarządzania międzynarodowym zespołem IT?

Jak to wygląda w rzeczywistości? Ile w tym teorii, a ile praktyki? Jak w życiu: nie wszystko można ocenić zero-jedynkowo.

Nie wszystko jest piękne.

Nie wszystko udaje się realizować w 100%.

Codzienność to nie sytuacje do rozwiązania metodą “Kopiuj-Wklej” z podręcznika do Zarządzania.

Jako zespół musimy realizować cele. Aby podejmować decyzje, bardzo trudno jest zawsze uzyskać konsensus od wszystkich zaangażowanych stron. Gdy w końcu należy podjąć decyzję, która być może nie jest zgodna ze wszystkimi poglądami i aby nie utknąć w niekończącej się debacie – bądźmy zadowoleni ze słynnego “Pareto”.

Bądźmy zadowoleni z 80% spraw, pomysłów i pogódźmy się z faktem, że dla pozostałych 20% być może zrobilibyśmy to w inny sposób, ale jest to słynne “coś za coś”.

Ale gdy podejmiemy już daną decyzję, to angażujmy się w 100% podczas jej egzekwowania.

 

Jak zatem ocenić skuteczność zarządzania zespołem?

Poprzez wysokie zaangażowanie pracowników i brak konfliktów w zespole. A co jest najtrudniejsze? Wypalenie zawodowe pracowników.

 

Jak zarządzać międzynarodowem zespołem – podsumowanie

Jeśli miałbym podsumować, co najlepszego powinien robić szef zespołu, powiedziałbym, że:

• Dostrzegać, w czym każda osoba może być użyteczna, jakie są jej mocne strony;
• Poznawać, rozumieć, akceptować – wszystkich;
• Pracować nad atmosferą, aby zespół był maksymalnie zgrany, a przez to skuteczny;
• Stwarzać jasną wizję celów i doprowadzać je do realizacji (słynne Pareto jest OK. Danone ubrał je w hasło “Walk the Talk”);
• Wymagać, ale i wspomagać ciągłe doskonalenie;
• Oferować przestrzeń do rozwoju osobistego – w ramach możliwości, jakie stwarza organizacja, ale i ponad to, co oferuje firma;
• Oferować przyjazne środowisko pracy;
• Nie upierać się przy konkretnym stylu zarządzania, ale adaptować je według potrzeb;
• Jeśli w firmie są narzędzia i reguły wspierające, to korzystać z nich, aby łączyć cele zespołu i firmy, bo ułatwią one budowanie wspólnych reguł, oczekiwań i zasad dla pracy w zespole.

 

 Przy tym wszystkim należy też pamiętać o podstawach:

• Wybierz zdrowe zasady – uczciwość, jakość, cierpliwość, wytrwałość – nawet jeśli to czasami trudne – i staraj się postępować zgodnie z nimi;
• Dawaj dobry przykład;
• Bądź po prostu dobrym człowiekiem.

 

Uciekając od zbyt wielkich słów – jeśli lider zespołu będzie potrafił pokazać swoje prawdziwe zaangażowanie – słynne “Lead by Example – Przywództwo przez Przykład” – ma większe szanse na skuteczne zarządzanie każdym zespołem, bez względu na to, czy jest jednolity, rozproszony, międzynarodowy, czy jakikolwiek inny.